上手な「電話代行サービス」の使い方５選をご紹介します。

新型コロナウイルス感染症の対策として広がったテレワークを引き続き、または新たに利用したいと希望する人が4割いることが、内閣府が令和2年6月21日発表した意識調査の結果で分かりました。在宅勤務で減った通勤時間を今後も維持したいと望む人も約7割に上っており、緊急事態宣言の外出自粛等の経験が少なからず影響しているようにも思えます。今回はテレワークの導入に合わせて需要が増えている電話代行サービスにフォーカスして、その利用方法をみていきます。

上手な電話代行サービスの使い方５選

電話代行サービスを導入すると言っても、各社導入の目的はさまざまです。電話代行サービスのプランを見ていくと、導入のきっかけとなっている課題も見えてきます。自社の課題を解決できる、電話代行サービス会社やプラン選びをしましょう。

１．不要な営業電話等の対応から解放するため利用

会社の営業時間内には、様々な電話がかかってきます。会社にかかる電話は、受話器を取るまで内容の判断ができなく、実際に電話を受けると不必要な営業電話である事もしばしばあります。当社の実績でみると、多いお客様では実に営業の電話だけで1ヶ月の受電量の４割を超えます。こうした無駄な時間を社員の労力や時間を費やすことを解決するため、電話代行サービスを導入されています。

２．外出先（テレワーク）での携帯転送から解放するため利用

会社にかかる電話はリアルに取らないと会社のイメージも悪くなります。昨今の新型コロナウイルス感染症では、多くの企業でテレワークも進みましたが、当番制で会社にかかる電話対応で出社されていた会社も少なくないようです。また携帯電話での転送対応は業務中だとリアルに対応できない可能性もあります。そういう課題を克服するため電話代行サービスを導入されています。

３．休日や時間外の電話対応のため利用

会社の電話を休日は社員の携帯電話に転送して対応している会社も少なくありません。昨今では働き方改革や「休日の電話対応は労働時間にならないのか？」といった労働者からの請求問題も起きているようです。営業時間外の電話を代行すると残業代や手当等とも比較しても大幅にコストダウンできます。

４．他者への取次対応からの解放するため利用

電話受付が前行程だとすると、後工程として今、指名された社員に伝達する作業を行う必要があります。そんな電話で発生する取次作業の課題を電話代行サービスは解決できます。また最近は、受電内容をすぐチャット等に報告する電話代行サービスもあり、受電履歴がリアルに記録として文字で残るのも電話代行サービスを使うメリットとも言えます。

５．日中の電話受付作業からの解放するため利用

多くの会社が、特定の社員やスタッフが電話を取ります。会社によっては１日に数コールから、数百コール受電する会社もあるのではないでしょうか。なかなか工数として見える化できないのが電話の作業です。そんな電話作業の課題を電話代行サービスは解決できます。

電話対応の外注を検討する

電話代行を検討されているのであれば、取引先からの電話を社外にいる社員の携帯やPCにメッセージが届く電話システムが望まれます。なぜなら、会社の信用に関わる課題となるため、顧客や取引先からの電話応対スピードの低下が満足度の低下に繋がりかねません。

また、メッセージを確認する手間を省くことも重要です。自分の空いた時間に受電内容を録音を確認するタイプやメッセージでチャットに届くタイプなど各社サービスは様々ですが、折り返しまでのレスポンスや確認作業のお手軽さなど、電話代行は慎重に選ぶことが必要です。