働き方改革の推進や生産性の改善に伴い、オフィスや間接部門の省力化や時間削減を行う企業は増えている。例えば全社共通して出る課題が、会社の電話番号にかかる電話の対応だ。規模にもよるが毎日、何十〜何百かかってくる企業もある。電話の対応がなくなるだけで業務効率は上がる。今回はオフィスや間接部門の「生産性」についてみていきます。

ノンコアな業務を仕分ける

「コア業務」と「ノンコア業務」を言い換えると「主業務」「副業務」のイメージがあります。「コア業務」「ノンコア業務」を明確にし、整理することは、業務効率化・利益改善を考えるうえで非常に重要です。間接部門の一部分がノンコア業務にあてはまる事も多いようですが、直接部門においてもノンコア業務があるのではないでしょうか。

ノンコア業務の特徴

• 季節などによる業務量の変動が大きく、繁忙期にコア業務を圧迫することもある
• 月次、年次など定期的に発生するが、人手で処理をするのでコストがかかる
• 利益を生まない業務のためシステム導入や投資がしにくく、効率化が未着手である
• 属人的に処理されることが多い
• ノウハウが蓄積していかない

ノンコア業務と業務効率化

ノンコア業務は、利益を生まない業務なので、そこに投資をして業務改善しようという企業は多くありません。しかし、実は業務効率化や利益改善の効果が高いのはノンコア業務なのです。ノンコア業務は、その特徴にあるように、定型的で難易度が低く、高度な判断も不要なので、業務を整理したりアウトソーシングすることで、コア業務より効率化はしやすいのです。

ノンコア業務を外注（アウトソーシング）する

最近では労働人口減少など人材に関する課題も多く「ＢＰＯ（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」という、ノンコア業務をアウトソーシングする会社が増えつつあります。ＢＰＯはこれまでのように単純に業務をアウトソーシングして工数を減らす目的だけではありません。企業の業務強化や収益向上を目標とする「戦略的アウトソーシング」を実現するのがＢＰＯなのです。

メリット１：コスト削減

BPOされる業務にかかる時間の対価として支払うため、雇用とくらべた場合、自社で運用するよりも結果的にコストが削減されることがよくあります。例として８時間分の業務を依頼するのと、８時間勤務の社員の業務量を比較したとして、後者は８時間のうち厳密に何時間が業務に引き当てられているかを考えただけでも比較できます。

メリット２：経営資源の集中

間接部門の業務を外注することで、自社の社員は本来集中しないといけないコア業務に経営資源を多く投入することができるため、限られているリソースを最大限に生かすことができるのは大きなメリッットと言えます。

メリット３：専門性の活用

BPOのイメージやメリットとしても考えられやすいのが、自社で行うよりも専門性の高い人材が行うため、高品質の業務が期待できることがあります。そのため、自社で運用する場合の専門性を勉強する手間やコストをかけずに済むため、人材不足と言われる昨今、業務の効率化にもつながります。

BPOの対応領域

まとめ

働き方改革に伴う労働環境の変化やオフィスの生産性の改革に、スキルやキャパで業務が限定されないBPOは、業種・職種にとらわれず社内の様々なポジションで発生するノンコア業務の依頼先として、今後ますます利用する企業が増えて広がりをみせることでしょう。